Digitale Signaturen in Steuerkanzleien mit Simba und signotec
Mandantenkommunikation trifft Effizienz – digitale Unterschriften lokal und remote
- Umständliche UnterschrifterfassungMandanten müssen Dokumente ausdrucken, unterschreiben und manuell zurücksenden.
- Langsame ProzesseLange Bearbeitungszeiten durch manuelle Abläufe und Vor-Ort-Signaturen.
- Unübersichtliche DokumenteDokumente müssen manuell abgelegt und nachverfolgt werden, Übersicht fehlt.
- Direkte digitale UnterschriftDokumente werden digital unterschrieben – lokal über Sigma/Delta Pads oder remote via Fernsignatur, medienbruchfrei und effizient.
- Beschleunigte AbläufeSignaturen werden schnell verarbeitet, Mandanten können Dokumente online unterschreiben – Arbeitsprozesse deutlich schneller.
- Automatisiertes DokumentenmanagementAutomatische Archivierung, sofortige Aktualisierung im Simba DMS, transparente und nachvollziehbare Workflows.
Digitalisierung in Kanzleien
Die Digitalisierung im Kanzleiumfeld ist ein entscheidender Faktor für effiziente Prozessketten und moderne Workflowstrukturen. Simba Computer Systeme GmbH, Anbieter umfassender Finanzsoftware für Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement, stand vor der Herausforderung, ihren Kunden eine nahtlose und benutzerfreundliche Lösung für digitale Signaturen bereitzustellen. Kundenseitig fehlte bisher eine komfortable Lösung, die ohne komplizierte Zertifikate, Signaturkarten oder aufwändige Authentifizierungen auskommt.
Die lokale Lösung: Unterschriftenpads Sigma und Delta
Vor rund zwei Jahren begann Simba, sich intensiv mit Unterschriftenpads auseinanderzusetzen. Dabei fiel die Wahl auf das Portfolio von signotec. Bereits im ersten Schritt konnte eine lokale Signatur vor Ort umgesetzt werden, die direkt in das Simba DMS „Office Manager“ integriert ist.
Die Kunden können Dokumente direkt per signotec Unterschriftenpad Sigma oder Delta signieren, die Signatur wird sofort verarbeitet und in der Software archiviert. Dies erleichtert insbesondere Kanzleien die effiziente Bearbeitung von Dokumenten und erhöht die Datensicherheit.
Ausbau der Lösung: Fernsignatur mit signoSign/Universal Cloud
Auf Basis der positiven Erfahrungen mit der lokalen Pad-Lösung wurde die Zusammenarbeit mit signotec erweitert. Über eine REST API wird nun auch die signoSign/Universal Cloud integriert. Damit können Mandanten Dokumente online unterschreiben, ohne vor Ort sein zu müssen.
Der Prozess funktioniert einfach:
- Aktivierung des Moduls „Fernsignatur“ in Simba
- Auswahl des Dokuments und Anforderung der Fernsignatur
- Platzierung des Signaturfeldes und Eingabe der Mandanten-E-Mail
- Mandant öffnet das Dokument über einen sicheren Link und unterschreibt
- Unterzeichnetes Dokument wird an den Absender zurückgesendet und automatisch in Simba aktualisiert
Vorteile der Integration
- Digitale Signaturen lokal und remote – flexibel für Kanzleien und Mandanten
- Nahtlose Integration in Simba DMS – Signaturprozesse direkt steuerbar
- Medienbruchfreie Abläufe – kein Drucken, Scannen oder manueller Versand
- Benutzerfreundlich und performant – einfache Bedienung für Kanzlei und Mandanten
- Skalierbare Lösung – für kleine und große Kanzleien sowie mehrere Mandanten gleichzeitig
„Durch die Fernsignatur wird ein Medienbruch vermieden. So besteht die Möglichkeit, die Unterschrift vom Mandanten viel schneller zu erhalten. Die Umstellung in der Software ist gut gelöst […]. Insgesamt werden wir mit der Signatur moderner und digitaler wahrgenommen.“
Fazit: Effiziente digitale Signaturen für moderne Kanzleiprozesse
Die Kooperation zwischen Simba und signotec bietet eine sichere Komplettlösung für digitale Signaturen – sowohl lokal mit Unterschriftenpads als auch über die Fernsignatur in der Cloud. Kanzleien profitieren von transparenten, flexiblen und medienbruchfreien Prozessen, die Arbeitsabläufe beschleunigen, Datensicherheit gewährleisten und die digitale Mandantenkommunikation verbessern.
Über Simba Computer Systeme GmbH
Die Simba Computer Systeme GmbH ist seit über 30 Jahren Vorreiter der Digitalisierung in Steuerkanzleien. Das Unternehmen bietet Softwarelösungen für Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement sowie Tools für die digitale Mandantenanbindung. Mit Hauptsitz in Ostfildern bei Stuttgart und weiteren Standorten in Berlin, Hamburg, Mainz, Neumarkt, Oberhausen, Oelsnitz und Karlsruhe unterstützt Simba Kanzleien dabei, ihre Prozesse effizient, digital und zukunftssicher zu gestalten.
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