Elektronische Präsenzbeurkundung mit signotec

Mit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung (eBeurkundung), die seit dem 29. Dezember 2025 in Kraft ist, setzen die Notariate in Deutschland unter der Federführung der Bundesnotarkammer einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Notarielle Urkunden können im Präsenzverfahren nun ganz einfach elektronisch erstellt und mithilfe eines Unterschriftenpads unterschrieben werden – als Alternative zum papierbasierten Prozess. Das ist ein Meilenstein für notarielle Prozesse.

Vormals wurden Urkunden zwar bereits elektronisch erstellt, für die Beurkundung mussten sie jedoch ausgedruckt und von allen Beteiligten handschriftlich unterschrieben werden. Anschließend mussten diese Urkunden für die Überführung in das elektronische Urkundenarchiv erneut eingescannt werden. Dieser doppelte Medienbruch gehörte zu den größten digitalen Bruchstellen im Verfahren und war mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden. Jede Änderung oder Korrektur erforderte oft mehrere Ausdrucke und zusätzliche Durchläufe – ein aufwendiger und ineffizienter Prozess.

Mit der eBeurkundung über die XNP-Basisanwendung der Bundesnotarkammer werden diese Abläufe nun medienbruchfrei digital: Urkunden können unmittelbar als elektronisches Dokument erstellt werden, Änderungen werden sofort eingepflegt, und die Unterschriften der Beteiligten direkt digital auf einem Unterschriftenpad oder mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) erfasst. Zum Abschluss der Beurkundung erfolgt die qualifizierte elektronische Signatur des Notars, wodurch der Authentizitäts- und Integritätsschutz der elektronischen Urkunde im digitalen Verfahren gewährleistet ist.

Die eBeurkundung ist grundsätzlich für alle notariellen Vorgänge geeignet – dazu zählen z.  B. Grundstückskaufverträge, Gesellschaftsgründungen oder Eheverträge. Ausgenommen sind lediglich bestimmte Verfügungen von Todes wegen (z.  B. Testamente), die weiterhin im papierbasierten Verfahren erstellt werden müssen.

So sparen die Notariate Zeit, Papier und Personalaufwand, während gleichzeitig die gesetzliche Sicherheit und der Schutz sensibler Daten durch die Aufgabenübertragung an die Bundesnotarkammer sichergestellt bleiben. Private Dritte haben keinen Zugriff auf die Inhalte, und die Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Neutralität werden vollständig erfüllt.

Gesetzliche Grundlage

Die eBeurkundung basiert auf dem„Gesetz zur Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung“. Besonders wichtig ist § 13a Beurkundungsgesetz (BeurkG). Dort heißt es u. a.:

• Die elektronische Niederschrift muss in Gegenwart des Notars von den Beteiligten unterschrieben werden – entweder über eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder über ein Hilfsmittel zur elektronischen Erfassung der Unterschrift, wie ein Unterschriftenpad.
• Die elektronischen Unterschriften müssen am Schluss der Niederschrift bildlich wiedergegeben werden.

Damit sind Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der digitalen Beurkundung gewährleistet.

 

Unterschriftenpads von signotec: Effiziente und sichere Unterschriftserfassung

Mit den Unterschriftenpads signotec Sigma und signotec Omega können Beteiligte ihre Unterschrift direkt digital leisten, während die Niederschrift gesetzeskonform visualisiert wird. Die Geräte sind von der Bundesnotarkammer empfohlen und ermöglichen eine einfache, sichere und transparente digitale Beurkundung.

Mit den Unterschriftenpads signotec Sigma und signotec Omega können Beteiligte ihre Unterschrift direkt digital leisten, während die Niederschrift gesetzeskonform visualisiert wird. Die Geräte sind von der Bundesnotarkammer empfohlen und ermöglichen eine einfache, sichere und transparente digitale Beurkundung.

Ihr Mehrwert auf einen Blick:

• Rechtskonform: Erfüllt die Anforderungen des § 13a BeurkG – Unterschriften werden elektronisch erfasst und bildlich in der Niederschrift wiedergegeben.
• Direkt eingebunden: Nahtlose Einbindung in den XNP-Workflow – an lokalen Arbeitsplätzen sofort einsatzbereit dank Plug-and-Play.
• Terminalserver: Auf Terminalservern können die Geräte als FTDI-Version oder mit dem VCOM-Port-Treiber verwendet werden.
• Medienbruchfrei: Alle Arbeitsschritte sind digital – Ausdrucke nur optional und keine manuellen Zwischenschritte erforderlich.
• Zeit- und Ressourcensparend: Effizienter Workflow durch zentrale Verwaltung, sofortige Änderungen und digitale Unterschriften.

Mit der Kombination aus XNP-Basisanwendung und signotec-Pads setzen Sie auf ein sicheres, digitales und zukunftsfähiges Notariats-Setup. So werden Beurkundungen nicht nur effizienter, sondern auch rechtskonform, transparent und medienbruchfrei durchgeführt – ein echter Fortschritt für moderne Notariate.

Entdecken Sie jetzt, wie einfach die Integration der signotec Unterschriftenpads Sigma und Omega in Ihre bestehenden digitalen Arbeitsabläufe ist, und profitieren Sie von den Vorteilen der elektronischen Präsenzbeurkundung.

 

Sie möchten loslegen oder suchen weitere Informationen?

Die signotec Unterschriftenpads Sigma und Omega sind optimal für den Einsatz in der elektronischen Präsenzbeurkundung geeignet und direkt im signotec Online-Shop erhältlich.

Für den Einsatz in Terminalserver-Umgebungen ist je nach Systemkonfiguration entweder die FTDI-Version des Sigma (Art. Nr. ST-ME105-2-FT100 oder ST-BE105-2-FT100) oder alternativ der VCOM-Port-Treiber erforderlich.

Weiterführende technische und organisatorische Informationen zur elektronischen Präsenzbeurkundung sowie zur XNP-Basisanwendung stellt die Bundesnotarkammer in ihrer Onlinehilfe bereit: Handbuch der Bundesnotarkammer zur eBeurkundung

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Quellen:

• Pressemitteilung der Bundesnotarkammer zur elektronischen Präsenzbeurkundung vom 12.12.2025
• Gesetz zur elektronischen Präsenzbeurkundung